Уваров Константин Леонидович
Руководитель направления ЭДО, ООО "ФИТКОН"
Использование электронной подписи, либо иного аналога собственноручной подписи, предусмотрено статей 160 Гражданского кодекса с оговоркой: в порядке, предусмотренном законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Таким образом, еще недавно использование электронной подписи в налоговом и бухгалтерском документообороте было неприменимо.
В 2011 году федеральным законом РФ №63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее —закон № 63‑ФЗ) вводится законный инструмент — электронная подпись. Устанавливается правовое регулирование, принципы использования, условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью.
Также вносится ряд поправок в Налоговый Кодекс, принимаются законы, создающих нормативно-правовое поле для полноценного внедрения электронного документооборота.
Согласно закону 63-ФЗ, электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Различают три вида электронной подписи:
Для целей электронного документооборота счетов-фактур используется только усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — ЭП).
Получить ЭП на имя руководителя организации, либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя, можно обратившись в аккредитованный Минкомсвязи России удостоверяющий центр.
Минкомсвязи России http://minsvyaz.ru/ru/directions/?regulator=118 .
Получив необходимую информацию для подтверждения полномочий и заявление, аккредитованный удостоверяющий центр устанавливает срок действия ЭП, выдает ЭП, а так же сертификат в бумажном и электронном виде.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.
Приказом Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. №50н (далее —Порядок) утвержден порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.
Согласно Порядку, обмен электронными счетами-фактурами осуществляются через посредника — Оператора электронного документооборота (далее—Оператор ЭДО).
На данный момент официально зарегистрировано 47 Операторов ЭДО. Официальный реестр доверенных Операторов ЭДО можно посмотреть на сайте ФНС: http://www.nalog.ru/opendata/7707329152-reestropereldoc/
Обмен электронными счетами-фактурами допускается при обязательном использовании ЭП.
Для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю), согласно п.2.1. раздела II Порядка, необходимо:
При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.
Наглядно взаимодействие между продавцом, покупателем и Оператором ЭДО можно рассмотреть на схеме.
Рисунок 1: Схема выставления и получения электронных счетов-фактур
Из схемы видно, что Оператор ЭДО, фактически являясь посредником взаимодействия покупателя и продавца, строго фиксирует факты передачи счетов-фактур и даты их получения. Подтверждение этих фактов отправляется участникам передачи данных. Это достаточно важный момент взаимодействия для обеих сторон так как, согласно п. 1.10-1.11 Порядка, датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора ЭДО.
Датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю Оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора ЭДО.
В случае выявления необходимости внесения изменений в счет-фактуру покупатель, формирует, подписывает ЭП, направляет уведомление о внесение изменений в данный счет-фактуру Оператору ЭДО.Оператор ЭДО перенаправляет данное уведомление продавцу. Продавец, при необходимости вносит изменение в указанный счет-фактуру. В дальнейшем схема взаимодействия повторяет стандартную схему выставления/получения электронных счетов-фактур.
Нормы законодательства, регулирующие документооборот электронных счетов - фактур.
Документооборот электронных счетов-фактур регламентируется нормами:
Согласно ст.169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ установлены форматы следующих документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде:
Мы рассмотрели основные аспекты документооборота электронных счетов-фактур. Нормативная база основывается, как мы видим, на рядеЗаконов, Порядков и Приказов.Информация разрознена, и пользователю достаточно сложно уяснить для себя все процессы, поэтому рассмотрим часто возникающие вопросы.
Обязательное использование счетов-фактур в электронном виде.
Нет. Это не обязательно. Согласно ст.169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронной форме.
Дополнения к электронным счетам-фактурам.
Да. Это возможно. В своем письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 ФНС разъясняет, что в формате счета-фактуры в электронном виде предусмотрена возможность включения дополнительных сведений.
Какие документы возможно передавать в электронной форме.
Операторы ЭДО предоставляют возможность передавать любые электронные документы между контрагентами, придавая им юридическую значимость при помощи ЭП.Например: договоры, акты, накладные, другие документы.
Необходимость дублировать на бумаге электронный документ, после отправки.
Такой необходимости нет, если электронные документы были подписаны квалифицированной электронной подписью и переданы согласно приказу Минфина РФ № 50н.Электронные документы возможно использовать для исчисления налоговой базы в целях 21 и 25 глав НК РФ. Минфин РФ в своем письме от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2 разъясняет, что первичный документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком.
Изменение в отправленном электронном счете-фактуре.
Существует два вида изменения: корректировка и исправление. При необходимости внесения изменений создается новый цикл электронного документооборота.
Возможность отклонить пришедший покупателю неправильный электронный счет-фактуру.
Существует возможность отклонить и не регистрировать неверный электронный документ. Операторы ЭДО предусмотрели такую ситуацию и предоставляют функцию «Аннулировать документ». Данный процесс является двусторонним. Нормативно данный процесс не регламентирован.
Возможность выставления электронный счет-фактуру «задним числом».
Возможности выставления электронного счета-фактуры «задним числом» нет из-за требования законодательства к Оператору ЭДО фиксировать реальную дату отправки электронных счетов-фактур.
Ситуация: Электронный счет-фактура был отправлен продавцом в последний день I-го квартала, а получен покупателем на следующий день (т.е. в первый день II-го квартала). В каком квартале должны отразить данный электронный счет-фактуру продавец и покупатель?
Согласно п.1-11 Порядка датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления покупателю Оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора ЭДО. Таким образом, у Покупателя нет выбора в дате принятия электронного счета-фактуры.
Продавец регистрирует выставленный счет-фактуру по дате отгрузки.
Новые требования обязательного перехода на электронный документооборот с 1-го января 2015 года.
1 января 2015 года вступают с силу изменения, внесенные Федеральным законом от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям».
Налогоплательщикам вменяется в обязанность принимать от ФНС по телекоммуникационным каналам связи электронные требования на предоставление документов, и подтверждать получение данного требования путем подписания электронной подписью извещения о получении требования и отправки этого извещения по тому же каналу связи.