Интервью с Н. В. Вайтуленис
Решения и услуги Новости компании
10 февраля 2014г. ОАО «БК Софт» (BC Soft) и ООО «ФИТКОН», входящие в Группу ITG Consulting, завершили настройку процессов обмена электронными счетами-фактурами в российском представитель стве концерна АББ.
Рады сообщить о старте системы ИУС П ГК и о начале проведения опытной эксплуатации.

Все новости...
Главная » Пресс-центр » Опубликованные статьи

О проекте ИУС ФЭД - интервью с Н. В. Вайтуленис

В ОАО «ОГК-2» подходит к завершению Проект унификации бизнес-процессов финансово-экономического блока после реорганизации ОАО «ОГК-2» в форме присоединения к нему ОАО «ОГК-6» и автоматизации унифицированных бизнес-процессов в информационной системе. О деталях проекта нам рассказала заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ОГК-2» Наталья Васильевна Вайтуленис.

  • Наталья Васильевна, расскажите, как появилась идея реализовать столь серьезный проект во время объединения двух компаний? Какие были причины для реализации проекта?

Действительно, время было сложное. В 2011 году акционерами ОАО «ОГК-2» и ОАО «ОГК-6» была одобрена реорганизация компаний в форме присоединения ОАО «ОГК-6» к ОАО «ОГК-2». Вместо двух компаний должна была возникнуть одна – крупнейшая тепловая генерирующая компания в России. Как следствие, в объединенной компании по унифицированным правилам должны были начать работу исполнительный аппарат и все филиалы.

Мы заранее стали готовиться к объединительным процессам, рассматривать варианты автоматизации работы финансово-экономического блока единой компании. После анализа ситуации стало очевидно, что ни одна из существующих в ОАО «ОГК-2» и ОАО «ОГК-6» систем финансово-экономического планирования не сможет стать основой для создания единой системы. В каждой из компаний исторически сформировались разные информационные системы, разные подходы к формированию и анализу отчетности, к управлению бюджетом, согласованию и контролю исполнения договоров, разные методики и инструменты финансового планирования и учета. Модели бизнес-процессов, заложенные в системы каждой компании, уходили корнями еще во времена РАО «ЕЭС России» и давно перестали быть оптимальными. Кроме того, на момент принятия решения о старте Проекта было очевидно, что через год-другой ОАО «ОГК-2» предстоит участвовать в еще более масштабном проекте «Импульс» (проекте внедрения ИУС П ГК), который выдвигал свои требования к реализации информационной системы.

В результате было принято решение привести все процессы финансово-экономического блока к единой целевой модели, соответствующей требованиям акционеров. Мы поняли, что построить новое будет гораздо проще, чем модернизировать старое. Конечно, накопленный опыт работы компаний никто не собирался выкидывать на свалку истории.

  • Какие цели были поставлены перед проектной командой?

Учитывая короткие сроки, отведенные для реализации Проекта, и реализацию Проекта одновременно с объединением компаний – грандиозные! В рамках Проекта разрабатывались методологические документы, планировались мероприятия для объединения и централизации финансового потока, были централизованы и автоматизированы многие функции финансово-экономической деятельности.

Исполнение Проекта включало в себя построение единой целевой модели следующих процессов: осуществление платежей, ведение, контроль согласования и исполнения договоров, составление, согласование и контроль выполнения бюджетов, единый сбор аналитической информации и статистических данных для формирования корпоративной и отраслевой отчетности. Помимо этого, проводились работы по выравниванию и обогащению нормативно-справочной информации, была выполнена большая работа по унификации справочников, для приведения в соответствие структуры бюджетов компании.

  • Мы знаем, что реализация Проекта практически завершена. Как Вы охарактеризуете текущее состояние работ на Проекте?

Действительно, выполнены уже все изначально запланированные задачи. На данный момент, все процессы, попавшие в первоначальный объем работ по Проекту, полностью работают, они унифицированы, и сейчас мы можем точно сказать, что наши новые стандарты качества соответствуют лучшим практикам и стратегии ОАО «Газпром».

Но в ходе реализации Проекта мы поняли, что можем сделать систему еще лучше. По совместному предложению членов проектной команды Управляющий комитет Проекта одобрил продолжение работ в рамках дополнительной фазы. Необходимость продолжения работ на Проекте также вызвана незавершенностью ряда процедур, связанных с объединением компаний. Например, отсутствие унифицированной оргструктуры по филиалам не позволяет нам однозначно выстроить маршруты согласования договоров. Осталось еще много вопросов по учету текущих финансовых потоков филиалов общества. Также есть ряд моментов, которые скоро представят нам в новом свете процессы сбора фактических затрат по заработной плате, сбор обязательств в разрезе договоров, предоставление аналитики данной информации в разрезе форм корпоративной и отраслевой отчетности. Как только эти вопросы будут закрыты, Проект перейдет в заключительную фазу, на которой пройдут финальные процессы оптимизации и корректировки лимитов, формирование дополнительных форм, содержащих расшифровку бюджетных аналитик, пройдет оптимизация маршрутов согласования договоров для всех филиалов.

  • Вы упомянули про проектную команду. Расскажите подробнее, кто был привлечен к реализации Проекта?

Мировой опыт показывает, что проекты такого уровня невозможно сделать только силами сотрудников. Их участие обязательно и неоценимо, но необходим взгляд «со стороны». Мы решили не изобретать колесо и пойти проверенным путем. Сформировали внутренний костяк из наиболее компетентных сотрудников, а в качестве привлеченного консультанта выбрали 3-ий Московский филиал ООО «АНТ-Информ». У нас уже сформировались долгосрочные партнерские отношения с этой компанией по многим другим направлениям, но проект такого уровня в части консалтинга стал нашим первым совместным проектом.

Специалисты объединенной компании совместно с консультантами проделали колоссальный труд: они уточняли требования к процессам, работали над проектной документацией, проходили обучение, и все это – параллельно со своей основной деятельностью.

  • Как известно, подобные проекты не обходятся без сложностей. С чем пришлось столкнуться Вам?

Конечно, трудности нас не миновали. Как я уже отмечала, в «ОГК-2» и «ОГК-6» исторически сложились разные механизмы работы, разные подходы. На первых порах было сложно сформировать понимание у всех сотрудников, что дальше будем жить по единым требованиям. Очень не хватало информирования наших сотрудников о целях, задачах и ходе работ по Проекту. Но мы находили выход из каждой сложной ситуации. Могу сказать, что значительное влияние на успешное решение спорных вопросов оказало внимание руководства компании и лично генерального директора к Проекту. Некоторые вопросы мы смогли решить только на совместных совещаниях всех высших менеджеров компании.

Одной из ключевых задач было обучение специалистов грамотной работе с новыми процессами и методиками. Мы посчитали, что на основном цикле обучения этому вопросу было уделено недостаточно внимания, и был организован дополнительный цикл. Руководство компании отметило высокие результаты проведенного обучения. Сейчас запланировано обучение остальных сотрудников на филиалах, а их около 1200 человек. Обучение будет проводиться на станциях силами специалистов «ОГК-2», прошедших обучение в исполнительном аппарате. Сделано это специально для преемственности опыта и передачи знаний от одних сотрудников другим. Обучение будет завершено к концу августа, и мы сможем с уверенностью сказать, что все наши сотрудники представляют себе целевую модель процессов и схему их работы.

Сейчас утверждается регламент, в котором будут определены эксперты процессов финансово-экономического блока по каждому из направлений деятельности, и я хочу еще раз отметить, что ключевые пользователи – это бизнес-экспертиза в последней инстанции, у них каждый сотрудник может получить исчерпывающую информацию по методологии и практическому применению интересующего процесса.

  • Наталья Васильевна, Вы руководитель такого большого Проекта, и, несомненно, Вы можете поделиться секретом успеха. Чтобы Вы, с высоты своего опыта, хотели пожелать сотрудникам «ОГК-2», которые уже работают, и которым только предстоит соприкоснуться с проектом «Импульс»?

На Проекте оптимизировались и унифицировались только процессы финансово-экономического блока, тогда как объем процессов, которые унифицируются в рамках проекта «Импульс» больше в разы. Сейчас мы четко понимаем, что оптимизировав бизнес-процессы финансово-экономической деятельности, мы с большей уверенностью и точностью сформировали прочный фундамент для проекта «Импульс». Тем сотрудникам, которые впервые будут участвовать в подобном проекте, придется сложнее. Одновременно с работой на проекте будет необходимо перестраивать собственное восприятие работы компании с учетом новых возможностей, предлагаемых современными информационными системами. Но наш опыт показал, что ничего невозможного в этом нет.

Я хочу отметить, что только уверенность, что мы делаем общее важное дело, переживание за результат, трудолюбие и ответственность позволят нам реализовать проект «Импульс» на высоком уровне.

 

Источник: Корпоративная газета ОАО "ОГК-2" "Генерация-6", № 7 (36). Июль 2012