Управление договорами на предприятии
Решения и услуги Новости компании
10 февраля 2014г. ОАО «БК Софт» (BC Soft) и ООО «ФИТКОН», входящие в Группу ITG Consulting, завершили настройку процессов обмена электронными счетами-фактурами в российском представитель стве концерна АББ.
Рады сообщить о старте системы ИУС П ГК и о начале проведения опытной эксплуатации.

Все новости...
Главная » Решения и услуги

Управление договорами

Бизнес-задачи

  • Выбор оптимального для конкретной организации варианта автоматизации процесса управления договорами.
  • Максимально полная интеграция с существующим (эксплуатируемым у Заказчика) решением, с целью обеспечения сквозного бизнес-процесса.
  • Полная настройка решения под требования внутренних служб.

Бизнес-выгоды

  • Мониторинг исполнения договоров с фиксацией всей аналитики по всем смежным процессам
  • Интеграция договора с различными компонентами системы SAP ERP: MM, SD, PS, FM, FI, TR
  • Сокращение времени на создание и поиск документов
  • Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов
  • Сокращение потерь документов
  • Ускорение документооборота
  • Повышение безопасности данных
  • Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ
  • Единая рабочая среда и информационное пространство
  • Отчетность по метрикам на каждом этапе работы с договорами

Функционал решения по управлению договорами

Решение разработано на платформе SAP Folders management (ex. Records & Case Management)

  • Ведение классификации договоров
  • Ведение электронных шаблонов типовых форм договоров
  • Ведение карточек договоров
  • Интеграция:
  • Интеграция с логистическими документами (модули SAP MM, SD)
  • Интеграция с финансовыми документами (модули SAP FI, FM, TR)
  • Интеграция с документами проектного управления (модуль SAP PS)
  • Интеграция с модулями управления недвижимостью (модуль SAP RE-FX)
  • Интеграция с системой бюджетного контроля (интеграция с модулем SAP BCS)
  • Интеграция с модулем претензионно-исковой работы (интеграция с модулем FSCM Dispute & Collections Management)
  • Работа с электронными копиями оригиналов договоров
  • Электронное согласование договора (включая электронный вариант текста договора)
  • Отражение факта исполнения договора
  • Активный и пассивный мониторинг состояния договора
  • Расчет штрафных санкций по договорам
  • Формирование отчетов в аналитике по договорам

Ведение классификации договоров - ведение справочников классов, видов, типов договоров;

Ведение электронных шаблонов типовых форм договоров – шаблоны, утвержденных в компании типовых текстов проектов договоров.

  • Ведение картотеки типовых форм договоров;
  • Создание / изменение электронных шаблонов типовых форм договоров.

Ведение карточек договоров

  • Создание/ изменение карточки договора – регистрация в системе системного объекта соответствующего бумажному договору, рамочному договору или дополнительному соглашению. Управление атрибутами, компонентами (закладками), бизнес-функциями карточки договора.
  • Регистрация в системе спецификации договора (план поставок по договору) - в зависимости от классификации, договор может быть интегрирован с различными объектами в системе SAP, которые отражают материальную спецификацию договора (информацию о номенклатуре, количестве, цене, условиях оплаты, сроках поставки, бюджетном адресе). Такими объектами могут быть:
    • Контракт и\или Заказ материально-технического снабжения в функциональности модуля SAP ММ «Управление материальными потоками» для договоров закупки товаров, работ и услуг; Кроме того, карточка договора может быть проинтегрирована с объектами SAP SRM «Управление взаимоотношениями с поставщиками»», являющимися результатом проведения конкурентных процедур выбора контрагента (тендер, конкурс, запрос предложений и т.п.)
    • Контракт (сбытовой) и\или Заказ в функциональности модуля SAPSD «Сбыт» для договоров сбыта;
    • Сделка (ссуда) в функциональности модуля SAP FSCM«Корпоративный финансовый менеджмент» или «Банковские ссуды» для договоров кредитов, займов, депозитов;
    • Сетевой график в функциональности модуля SAP PS «Управление проектами» для договоров по инвестиционной деятельности;
    • Договор аренды недвижимости в функциональности модуля SAP RE-FX «Управление недвижимостью» для договоров аренды.
  • Регистрация в системе платежной спецификации (план платежей по договору)- формирование графика платежей по договору.
  • Автоматическое формирование плана платежей на основе спецификации договора и условий оплаты для договоров закупки и сбыта.
  • Формирование графика оплаты по договору с учетом графика начислений, формируемых в модуле FSCM для кредитных договоров, договоров займа и депозитных договоров.
  • Формирование графика оплаты по договору с учетом графика начислений, формируемых в модуле RE-FX для договоров аренды.
  • Ручное создание \ корректировка плана платежей для всех классов договоров.
  • Платежная спецификация договора, при интеграции с решением по бюджетированию, является первым уровнем контроля БДДС. Уже на этапе регистрации проекта договора осуществляется контроль достаточности ресурсов для исполнения обязательств по договору и:
    • в случае достаточности средств – выполняется резервирование ресурсов бюджета (интеграция с модулем SAP BCS «Система бюджетного контроля»);
    • в случае недостаточности средств – уведомление для принятия решения: отказаться от заключения договора или запустить процедуру увеличения бюджетных лимитов.
  • Управление статусом карточки договора - поддержка статусной схемы договоров в зависимости от различных параметров договора, этапов согласования, параметров исполнения договора; ведение журнала изменения статусов.

Работа с электронными копиями оригиналов договоров

  • Создание проекта договора с использованием стандартной (типовой) формы текста договора – заполнение электронного шаблона типовой формы текста договора значениями атрибутов из карточки договора;
  • Присоединение, удаление, поиск и просмотр электронных копий оригиналов договоров- работа со скан-копиями оригиналов договоров.

Отражение факта исполнения договора

  • Установление связи карточки договора со всеми документами, связанными с исполнением договора - информация по связанным объектам системы хранится в виде ссылок. Документы, связанные с карточкой договора группируются по отдельным папкам в зависимости от видов документов (например, платежи, отгрузки, счета-фактуры и т.п.).
  • Обеспечение возможности двусторонней навигации по связи Договор – Документ.

Активный и пассивный мониторинг состояния договора

  • Пассивный мониторинг - отображение ключевых показателей исполнения договора
    • Расчет в режиме реального времени основных показателей, связанных с исполнением договора.
    • Различные ракурсы представления для сравнительного анализа плановых и фактических данных по договору.
  • Активный мониторинг - уведомление ответственных лиц о нарушении ключевых показателей по договору

Расчет штрафных санкций по договорам – автоматизированный расчет сумм штрафных санкций в зависимости от условий договора и фактического исполнения договорных обязательств.

Формирование отчетов в аналитике по договорам – формирование реестров договоров с фильтрацией по атрибутам договоров; отчетов по исполнению договоров, анализ дебиторской \ кредиторской задолженности в разрезе договоров.

Другие решения и услуги "FITCON"